Global Player

Wie die Mitarbeiter der Andritz-Gruppe sind auch ihre Kunden über den ganzen Erdball verteilt. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, globale Projektstrukturen einzuführen, die auf der Basis virtueller Teams arbeiten. Das Unternehmen benötigte also eine Softwarelösung, die die Kommunikation zwischen den – räumlich voneinander getrennten – Projektmitarbeitern maßgeblich verbessert. Eine Lösung, die schnell einsetzbar und klar kalkulierbar ist, die minimale Voraussetzungen erfordert und dennoch höchste Sicherheit und Verfügbarkeit garantiert.

Software as a Service

Die Andritz AG entschied sich für ProjectNetWorld®, die Projektmanagement-Software der EngineeringNetWorld Internet Services AG (ENW). ProjectNetWorld® wurde dem Corporate Design der Andritz AG angepasst und wird unter der internen Produktbezeichnung AndritzEngineeringWorld (AEW) seit nunmehr vier Jahren eingesetzt. Dabei werden derzeit 14 Groß-Projekte in Europa, Asien und Nordamerika abgewickelt.

ProjectNetWorld® selbst wird über das Internet zur Verfügung gestellt (Software-as-a-Service-Modell). Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung liegen weiterhin in den Händen von ENW.

Produkteinführung

Nach intensivem Know-how-Transfer, produktiven Lernphasen, dem Entwickeln eines Organisationshandbuches sowie dem erfolgreichen Aufsetzen eines Pilotprojektes innerhalb von 2 Wochen, entstand eine für das Unternehmen maßgeschneiderte Lösung. Die Mitarbeiter wurden im Rahmen intensiver Schulungen mit dem System vertraut gemacht; firmeninterne Key User fungieren als Ansprechpartner für etwaige Fragen.

Produktvorteile

Die Vorteile von ProjectNetWorld® liegen in erster Linie in der Projektkommunikation; die Software ermöglicht einen strukturierten, zentralen und einheitlichen Datenaustausch mit automatischem Revisionsmanagement. Das bezieht sich auf alle projektrelevanten Dokumente, unabhängig von deren Größe und Anzahl.

Für das Unternehmen ergeben sich dadurch mehrere Vorteile:

• Einheitliche und zentrale Projektmanagement-Plattform
• Mehrfachablagen von Dokumenten werden ausgeschlossen, damit Eindämmung der Datenflut
• Nachvollziehbarkeit des Datenaustausches, damit Erleichterung der Kommunikation
• Keine Abhängigkeit von Postversand und Transport
• Weltweiter Zugriff über das Internet, 24 Stunden täglich, 7 Tage die Woche
• Projektspezifische Zuordnung der Kosten, damit maximale Kostentransparenz

Beginnend mit dem unternehmensübergreifenden Dokumentenaustausch werden Schritt für Schritt weitere ProjectNetWorld®-Module wie Onlinedatenbanken, Projektkalender, Terminplanung etc. eingesetzt, um die Projektarbeit laufend zu optimieren.

Dazu Michael Czakert, Projektleiter bei der Andritz AG:

„Unser Ziel, eine internationale, moderne und vor allem zentrale Kommunikationsplattform allen Projektmitwirkenden weltweit zur Verfügung zu stellen, wurde mit ProjectNetWorld® realisiert.“

Projektzahlen
ProjectNetWorld® wird von der Andritz-Gruppe gegenwärtig bei 14 Groß-Projekten in 11 Ländern auf drei verschiedenen Kontinenten eingesetzt. Rund 400 Projektmitarbeiter generieren mehr als 700 neue Dokumente pro Monat bei einem Gesamtvolumen von bisher 30.000 projektrelevanten Dokumenten.

Das Unternehmen
Die Andritz-Gruppe mit Sitz in Graz ist ein weltweit tätiges Technologieunternehmen mit den folgenden fünf Geschäftsbereichen:

• Zellstoff und Papier
• Walz– und Bandbehandlungsanlagen
• Umwelt und Prozess
• Umwelt und Prozess
• Wasserkraft

Das Unternehmen beschäftigt rund 13.000 Mitarbeiter und verfügt über Tochtergesellschaften und Vertriebsniederlassungen auf der ganzen Welt.

Ein Kommentar von Anna Gebert

Auftraggeber: Südafrika; Konsortialpartner: Österreich, Deutschland, USA; Lieferanten: Südafrika, Österreich, Deutschland, USA, Indien; Fünf Länder in unterschiedlichsten Zeitzonen, noch mehr Standorte und Unternehmen, ein Projekt. Und das alles vor dem Hintergrund steigenden Kostendrucks und ambitionierter Deadlines in einem komplexen Projektumfeld.

Unternehmen, die international tätig sind, kennen diese Herausforderungen und begegnen ihnen, um Kosten und Ressourcen zu sparen, mit der Aus- bzw. Verlagerung von Services, die das Kerngeschäft entweder betreffen oder unterstützen. Das kann beispielsweise die Verlagerung der Produktion in ein Land mit niedrigeren Lohnkosten sein, aber auch die Ausgliederung klassischer unterstützender Prozesse.

Die Globalisierung bzw. Liberalisierung des Welthandels unterstützt diesen Trend und ist die wesentliche Ursache für die zunehmende Standortunabhängigkeit von Unternehmen und die Entstehung internationaler Kooperationen.

So werden etwa in der Automobilindustrie bereits bis zu 70% der Wertschöpfungskette an andere Unternehmen ausgelagert. Zahlreiche andere Branchen, darunter der Anlagenbau, verfolgen seit Jahren – sehr erfolgreich – eine ähnliche Strategie.

Diese bedingt allerdings einen erhöhten Aufwand an Kommunikation und Koordination. Denn Menschen müssen informiert und eingebunden werden, wenn man von ihnen Produktivität erwartet.

Bedeutung für die Projektarbeit

Für die Projektarbeit ergeben sich daraus neue Herausforderungen, vor allem im Hinblick auf die Organisation zeitlich und räumlich voneinander getrennter Projekt-Teams. Das betrifft die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen „Kulturen“ mit verschiedenen Sprachen und möglicherweise divergierenden Herangehensweisen an berufliche Aufgabenstellungen.

In diesem Zusammenhang ist ein gemeinsames, klares (Projekt-)Ziel ebenso wichtig wie das Vorhandensein einer einheitlichen Arbeitsumgebung mit einem aktuellen und jederzeit zugänglichen Datenbestand.

Studien zeigen, dass rund 17% der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbracht wird – unabhängig davon, ob diese Informationen auch tatsächlich aktuell sind.

Um die Informationssuche zu erleichtern und gleichzeitig die permanente Aktualität der Informationen zu gewährleisten, ist eine zentrale Arbeitsumgebung für dezentrale arbeitende Projekt-Teams unabdingbar.

Nur auf diese Weise können alle Projektbeteiligten - unabhängig von Standort und Unternehmen – eingebunden werden.

Zentrale Arbeitsumgebungen als Fundament

Getrennte Arbeitsumgebungen und unterschiedliche Speicherorte erhöhen den Koordinationsaufwand durch das Abgleichen von Informationen sowie den Kommunikationsaufwand durch das Verteilen von Informationen.

Daher sind für den Erfolg dezentral abgewickelter Projekte zentrale Arbeitsumgebungen maßgeblich. Sie erhöhen die Effizienz und reduzieren die Fehleranfälligkeit, die durch unterschiedliche Ablagesysteme fast zwangsläufig entsteht. Sie dienen der Übersichtlichkeit und der Nachvollziehbarkeit gleichermaßen, erleichtern die Projektdokumentation und steigern das Verständnis für Zusammenhänge. Damit erhöht sich auch die Akzeptanz für das Projekt.

Unternehmen sind also gut beraten, einheitliche Planungs-, Steuerungs-, und Ablagesysteme zu implementieren. Und gerade im Projektmanagementbereich –wenn unternehmensinterne Sicherheitsrichtlinien die Einbindung externer Projektmitarbeiter erschweren – stellen unabhängige, webbasierende Plattformen eine geeignete Alternative für die standort- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit dar.

Neue Technologien für eine sichere und effiziente Zusammenarbeit

Webtechnologien und diverse Software-Tools ermöglichen heutzutage einen grenzenlosen Informationsaustausch und unterstützen die Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten. Virtuelle Arbeitsräume bieten dem gesamten Projekt-Team eine zentrale Arbeitsumgebung – unabhängig vom Standort oder Unternehmen des Einzelnen.

Ein besonderes Beispiel dieser neuen Technologien sind sogenannte „Software as a Service“ (SaaS)-Plattformen. Webbasierende Applikationen, die auch und gerade im Projektmanagement eine immer größere Rolle spielen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die Software wird für die Dauer der Projekte angemietet
• Der Einsatz erfolgt meist ohne zusätzliche Investitionen in Hard- und Software
• Der Zugriff auf alle Projektinformationen erfordert nur einen Internetanschluss
• SaaS bedeutet außerdem eine Entlastung für das interne IT-Personal und ermöglicht eine einfache und gesicherte Einbindung aller Projektbeteiligten

Der direkte, zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf alle Projektinformationen (Dokumente, Terminplan, Aufgaben etc.) ermöglicht allen Beteiligten einen aktuellen, umfassenden Projektüberblick. Resultat ist eine beachtliche Reduktion des Koordinationsaufwands und damit eine wesentliche Erleichterung aller projektrelevanten Arbeitsabläufe.

Allerdings sollten bei Interesse an derartigen Lösungen folgende Kriterien berücksichtigt werden:

• Kann die Software einfach und schnell an unterschiedliche Bedürfnisse (unternehmens- und/oder projektspezifische Anforderungen) angepasst werden?
• Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und einfach zu bedienen?
• Erfüllt die Software moderne Sicherheitsstandards (Zugriffskontrolle, Berechtigungskonzept, Verschlüsselung etc.)?
• Ist sie permanent verfügbar (Hosting, Rechenzentrum, Datenbankanbindungen)?
• Welche Leistungen beinhaltet die Miete und welche Leistungen werden extra verrechnet (gibt es verdeckte Kosten, etwa in Form zusätzlicher Speicherplatzabrechnung)?
• Welche Support-Leistungen bietet der SaaS-Anbieter?

Werden diese Kriterien erfüllt, steht einer Umsetzung vom technischen bzw. organisatorischen Standpunkt nichts mehr im Wege.

Nachsatz ...

Was die Technik jedoch nicht immer kompensieren kann, ist der Faktor Mensch. Jede Software ist nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Beteiligten nicht nur entsprechend zu schulen, sondern auch die notwendige Disziplin bei Datenpflege einzuhalten.

Die Projektvorlagen der ProjectNetWorld®

Wissen gehört zu den wertvollsten immateriellen Gütern unserer Zeit. Und es wird viel zu selten (wieder)verwendet.

So geht es verloren: Sei es durch MitarbeiterInnen, der/die sich neu orientieren und das Team verlassen, sei es durch mangelnde Archivierung oder Dokumentation. Und sei es, weil es zu aufwändig erscheint, es zu sammeln, zu verwalten und für zukünftige Einsatzbereiche aufzubereiten. In diesem Fall helfen durchdachte Vorlagen, die die Dokumentation bewährter Abläufe und Strukturen sowie die gesammelten Erfahrungen aus Projekten und das Know-how der Mitarbeiter bündeln und an einem zentralen Ort zur Verfügung stellen.

ProjectNetWorld® bietet mit dem Vorlagen-Modul ein Werkzeug, das es ermöglicht, bestehende Standards und vorhandenes Wissen für zukünftige Projekte schnell und einfach (wieder) zu verwenden. Vor allem aber das Aufsetzen eines neuen Projekts wird durch den Einsatz von Projekt-Vorlagen maßgeblich erleichtert und gewährleistet bekannte und bewährte Strukturen für neue Projekte.


Einerseits können Vorlagen von bewährten Projekten (oder Teile daraus) erstellt und für zukünftige Projekte wiederverwendet werden („Best Practice“).

Gleiches gilt für die Übernahme unterschiedlicher Strukturbereiche inkl. der jeweiligen Berechtigungskonzepte. Dazu gehören Ordnerstrukturen und Projektstrukturen, aber auch Formulare, Terminpläne etc.


Zusätzlich können aus unternehmensspezifischen Projekt-Standards und –Methoden Projektvorlagen und Vorlagenpools für diverse Projekt-Typen und/oder –Größen erstellt und für zukünftige Projekte eingesetzt werden.

Mit Hilfe des Vorlagen-Moduls können

• neue Projekte in kürzester Zeit aufgesetzt und gestartet sowie
• Projektstandards kontinuierlich verbessert werden

Detaillierte Informationen zu unseren Werkzeugen erhalten Sie unter www.projectnetworld.com/DE/Projectnetworld/uebersicht.html.

Für einen kostenlosen 30-Tage-Demo-Zugang registrieren Sie sich unter enw.projectnetworld.com.