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- Teilnehmerverwaltung
- Berechtigungskonzept
Die Verwaltung von Teilnehmern, deren Stammdaten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben inkl. Status kann sowohl auf Organisationsebene als auch Projektebene erfolgen. Mit der Registrierung eines Benutzers werden diese Daten automatisch vom System erfasst.
Berechtigungskonzepte haben vor allem in Zusammenhang mit IT-Systemen eine wichtige Bedeutung. Berechtigungen dienen dem autorisierten Zugriff auf Daten und Informationen innerhalb eines Projekts. Diese, auf die unternehmensspezifischen Anforderungen angepassten, Berechtigungskonzepte definieren die Rechte für die Bearbeitung von Daten (Sehen, Lesen, Verändern und Löschen) sowie für den Zugriff auf die einzelnen Werkzeuge. Unerlaubte Veränderungen und der unrechtmäßige Gebrauch werden dadurch verhindert.
Generell können Berechtigungen auf Systemebene, auf funktionaler Ebene (zB Dokumentenmanagement-System), auf Feldebene oder objektbezogener Ebene (zB ein spezifische Dokument) vergeben werden. Zusätzlich kann zwischen personenbezogenen Berechtigungen und rollenbasierenden Berechtigungen unterschieden werden.
Bei personenbezogenen Berechtigungen werden die Zugriffsrechte (zB auf Dokumente) direkt einer Person zugewiesen.
Bei rollenbezogenen Berechtigungen werden die Rechte anhand von organisatorischen Funktionen zusammengefasst und dem Benutzer oder Benutzergruppen zugewiesen. Bereits beim Anlegen eines neuen Benutzers im Projekt, werden diesem eine oder mehrere Rollen, abhängig von dessen Funktion im Projekt, zugewiesen.
Kommt es zu Veränderungen der Zuständigkeiten oder zu Veränderungen der Geschäftsprozesse, so werden Rollen einmalig an die Änderungen angepasst. Dadurch wird gewährleistet, dass das Berechtigungskonzept immer konsistent und überschaubar bleibt.
Projektvorlagen erleichtern das Anlegen neuer Projekte. Einerseits können bewährte Projekte oder Teilprojekte für zukünftige Projekte wieder verwendet werden (Best Practice). Zusätzlich können unternehmensspezifische Projektstandards (zB Projekthandbücher) als Projektvorlage, auch ohne bestehendes Projekt, abgebildet (Vorlagenpool) und für zukünftige Projekte eingesetzt werden. Es können unterschiedlichste Strukturbereiche inkl. Berechtigungskonzepte übernommen werden. Dazu gehören Ordnerstrukturen, Projektstrukturen aber auch Formulare, Workflows, Terminpläne, etc..
Durch diese Projektvorlagen können Projekte in kürzester Zeit aufgesetzt und gestartet werden. Projektstandards können kontinuierlich verbessert und in Projekten eingesetzt werden.
Berichte sind Auswertungen von Projektdaten. Sie bieten die Möglichkeit, im System enthaltene Projektinformationen zusammenzuführen und übersichtlich dargestellt zu erheben. Es können Berichte zu verspäteten Vorgängen, fälligen Vorgängen, Ressourcen Auslastung, neuen Projektteilnehmern, etc. im HTML-Format oder als PDF-Datei erstellt werden.
Gewisse Neuigkeiten und Änderungen im Projekt können für einen Benutzer von besonderem Interesse sein. Da nicht jeder Benutzer die gleichen Informationen benötigt, können Benachrichtigungen für alle Projekte und Systembereiche individuell eingestellt werden. Dies garantiert, dass wichtige Informationen sofort zugestellt werden und verhindert eine unnotwendige Informationsüberflutung. Automatische System-Benachrichtigungen betreffen Einladungen zu Terminen und Zuweisungen von Aufgaben.
Verlinkungen bieten die Möglichkeit zusammengehörige Informationen einfach zu verknüpfen und dadurch in einen logischen Zusammenhang zu bringen. Die Verlinkung von Informationen ist werkzeugübergreifend. Dies erleichtert das Auffinden dezentral abgelegter Informationen und verringert den Suchaufwand.
